La ley HB 25, recientemente firmada por el gobernador Spencer Cox y con entrada en vigor desde el 1° de julio de 2025, introduce modificaciones de fondo en el sistema de jubilaciones y beneficios de salud estatal en Utah. Impulsada por la representante estatal Cheryl K. Acton y el senador Wayne A. Harper, la legislación aborda dos ejes principales: el refuerzo de las obligaciones de los empleadores para conservar registros de sus empleados y la flexibilización del retiro de entidades del sistema de jubilaciones públicas.

Nuevas exigencias para los empleadores de Utah: conservar información durante más tiempo

Uno de los pilares centrales de la ley HB 25 es la modificación del artículo 49-11-602, que extiende los plazos en los que los empleadores deben mantener registros del personal que participa en el sistema estatal de jubilaciones. Esta sección establece de manera explícita la documentación que debe ser conservada por cada empleador registrado en el sistema.

A partir de la nueva norma, los empleadores deberán:

• Conservar todos los registros necesarios para calcular los beneficios jubilatorios y para cumplir con los requisitos administrativos exigidos por la oficina estatal de retiro.
• Mantener constancia de los empleados reciben beneficios excluidos del sistema jubilatorio, bajo leyes estatales o federales.
• Guardar estos documentos por un plazo de hasta cuatro años después del retiro o fallecimiento del empleado, o bien hasta 65 años desde su fecha de contratación, lo que ocurra primero.

El incumplimiento en la conservación de estos registros podrá acarrear consecuencias económicas para el empleador. Según detalla la ley, los responsables podrán enfrentar gastos por responsabilidad administrativa, costos adicionales derivados del pago de beneficios indebidos y sanciones equivalentes al 1% de las contribuciones del último mes.

No obstante, el director ejecutivo del sistema podrá eximir a la entidad infractora del pago de estas multas si considera que existieron circunstancias atenuantes justificadas.

Como medida adicional de modernización, se exigirá que todos los procesos administrativos, como el alta de personal, presentación de reportes, envío de aportes y entrega de datos, se realicen exclusivamente de manera electrónica. A su vez, los datos que sean entregados por la oficina estatal deberán ser tratados como información confidencial.

Entidades que se retiran del sistema: condiciones y nuevos plazos

Otro de los aspectos clave de la ley HB 25 se vincula con las entidades que optan por abandonar el sistema de retiro estatal. En este punto, la legislación modifica las secciones 49-11-623 y 49-11-626 del código de Utah, al ampliar los criterios que determinan qué organizaciones pueden hacerlo y bajo qué condiciones.

En primer lugar, la ley distingue entre dos tipos de entidades que pueden apartarse del sistema:

• Aquellas que brindan servicios de salud mental o atención por abuso de sustancias a nivel condal, que hayan comenzado a participar del sistema antes del 1° de julio de 2014, y que luego hayan adoptado un estatus de organización sin fines de lucro bajo la sección 501(c)(3) del Código Fiscal Federal.
• Aquellas que participan en el sistema desde antes del 1° de enero de 2023 y que actualmente operan como asociaciones de empleados públicos, aseguradoras sujetas a requisitos de divulgación o entidades que se hayan transformado en ONG según la misma sección fiscal.

Las organizaciones que deseen salir del sistema deberán:

• Definir una fecha límite, ya sea el 1° de enero de 2027 (en el caso de proveedores de servicios de salud mental) o el 1° de julio de 2028 (para el segundo grupo), para tomar una decisión formal.
• Abonar al sistema los costos administrativos y actuariales derivados de su retiro. Estos montos incluirán un aporte para cubrir posibles déficits y un pago adicional como garantía financiera en favor de los empleadores restantes.
• Documentar su decisión mediante una resolución oficial, la cual tendrá carácter irrevocable.

El retiro puede tomar una de dos formas: o bien ofrecen el sistema estatal de jubilación a sus empleados actuales, pero dejar de hacerlo con los nuevos, o bien cesar completamente la participación tanto para empleados actuales como futuros. Aun en el caso de retiro total, se garantizará que los trabajadores mantengan su derecho al servicio prestado antes de la fecha de salida.

Por último, si una entidad decide volver a adherirse al sistema en el futuro, podrá hacerlo a través de una nueva solicitud y una resolución formal aprobada por su órgano de gobierno.