Con la cuenta regresiva en marcha, muchas áreas de recursos humanos sienten que están corriendo a ciegas. La entrada en vigencia de la reforma pensional, aprobada en julio del 2024, está prevista para dentro de unos 15 días, pero la falta de certezas generó inquietud entre empresas, operadores de nómina y trabajadores. Todo mientras la Corte Constitucional aún no define si el trámite legislativo fue válido.
Uno de los principales retos está en la forma en que se hacen los aportes a la seguridad social. A diferencia de otros procesos administrativos, este se paga mes vencido, lo que significa que el impacto real de la nueva ley se sentirá en agosto, cuando se deba pagar la seguridad social correspondiente a julio. Sin embargo, las decisiones deben tomarse ya.
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El cambio más inmediato tiene que ver con la forma en que se definen los grupos de cotizantes. La reforma establece dos caminos. Por un lado, están quienes entran al régimen de transición, mujeres con al menos 750 semanas cotizadas y hombres con 900, hasta el 30 de junio. Se calcula que este grupo lo integran unos 2,5 millones de personas, cuyos aportes seguirán gestionándose como hasta ahora. Para ellos, la reforma no cambia nada –al menos, por ahora—.
El resto de trabajadores sí entrará al nuevo modelo. La principal novedad, todos deberán cotizar en Colpensiones, pero quienes ganen más de 2,3 salarios mínimos también deberán aportar el excedente a una Administradora del Componente Complementario de Ahorro Individual (Accai), que reemplazará a los actuales fondos privados de pensiones. Eso significa que las empresas tendrán que saber, con claridad, quiénes cumplen las condiciones de transición y quiénes no.
Ahí surge uno de los cuellos de botella. Aunque parece una pregunta sencilla, en la práctica, muchos trabajadores no tienen certeza de cuántas semanas han cotizado. Y las empresas tampoco. La única forma de saberlo es pedirle a Colpensiones o al fondo privado la historia laboral, un trámite que no siempre es ágil. Desde algunas áreas de nómina ya advierten que podrían necesitar contratar personal adicional para cumplir con los nuevos procesos.
A ese esfuerzo se suma un nuevo cálculo, el aporte al Fondo de Solidaridad Pensional. Actualmente, quienes ganan más de cuatro salarios mínimos deben contribuir entre el 1% y el 2% de su ingreso. Con la reforma, ese porcentaje se ajusta: arranca en 1,5% y puede llegar hasta el 3%, según el salario. Este cambio aplica desde julio, aunque su efecto se refleje en agosto, por lo que debe tenerse en cuenta desde ya al calcular la nómina.
Según Lisbeth Martínez, coordinadora de formación de Miplanilla, “eso no quiere decir que julio no vaya a ser un momento complejo para las empresas, porque hay unos procesos de la liquidación de nómina que se deben aplicar desde junio, pues irán en el pago de salarios de julio, como es el aporte al Fondo de Solidaridad”.
Una noticia tranquilizadora es que no será necesario modificar los sistemas internos de nómina. Tanto Martínez como Andrés Torres, director de Innovación y Digitalización Tributaria de Alegra, coinciden en que los operadores de la planilla Pila harán la distribución entre Colpensiones y las Accai. Lo que sí deberán hacer las empresas es reportar correctamente los salarios cuando estos suban o bajen del umbral de los 2,3 salarios mínimos.
El otro problema es de tiempo. Las bases de datos para saber con certeza quién está en transición no estarán listas antes de julio, pues la fecha clave para determinar el número de semanas es el 30 de junio. Por eso, ese mes no se permitirán pagos anticipados de seguridad social. “La planilla Pila no les va a dejar pagar por adelantado”, explicó Martínez.
En caso de que se presenten inconsistencias en esas bases, serán las empresas las que deberán reportar en qué administradora quedó cada trabajador. Quienes estaban en fondos privados seguirán en las mismas entidades, ahora convertidas en Accai. El lío es con los afiliados a Colpensiones que no escogieron Accai, el Gobierno los asignó por sorteo a cinco administradoras, incluida la aseguradora estatal Positiva.
La incertidumbre de fondo sigue siendo jurídica. “La Corte nos tiene a todos en vilo”, advierte el abogado Misael Triana. Hasta que no haya un pronunciamiento definitivo, las empresas deben prepararse como si la reforma entrara en vigencia, para evitar errores que deriven en sanciones, demandas o fallos laborales adversos.
Si la Corte tumba la ley, el sistema contempla que los recursos puedan transferirse entre Colpensiones y las Accai, para quienes demuestren posteriormente que sí cumplían los requisitos. Pero por ahora, lo único seguro es que julio será un mes de ajustes, preguntas sin respuesta y mucho trabajo administrativo.
