El cobro de expensas comunes en conjuntos residenciales cambió al pasar de ser un trámite administrativo a una gestión legal y técnica, en la que el administrador asume la responsabilidad directa de exigir el pago y puede acudir a la vía judicial sin requerir autorización previa del consejo de administración. La normativa vigente exige transparencia, control y respeto por la dignidad de los residentes, con lo que se establece un marco que busca equilibrar la sostenibilidad financiera de la copropiedad con los derechos fundamentales de quienes la habitan.
La ley actual respalda al administrador de conjuntos residenciales para exigir el pago de expensas comunes, tanto ordinarias como extraordinarias, y le otorga la facultad de iniciar procesos judiciales de cobro sin necesidad de aprobación previa del consejo de administración.
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El administrador puede adelantar el cobro de manera directa o por medio de apoderados, siempre que cuente con soporte documental adecuado. Al respecto, el vocero de Properix Colombia, Daniel Laverde, afirmó a RCN Radio que “profesionalizar el recaudo es cumplir la norma y garantizar que los procedimientos se desarrollen con soporte documental y respeto por la dignidad de los residentes”.
Obligaciones de pago y consecuencias de la mora
La normativa establece que el propietario es el responsable principal del pago de las expensas comunes, incluso, si el contrato de arrendamiento asigna la obligación al inquilino. La mora genera intereses y que las cuotas son exigibles en todo momento. Un recaudo eficaz depende de la existencia de documentos actualizados, como el libro de propietarios, el folio de matrícula y los estados de cuenta que reflejen la edad de la cartera y los intereses calculados con la tasa vigente.
Procedimientos y mejores prácticas para el recaudo
La eficiencia en el proceso de cobro requiere una contabilidad rigurosa, con reportes que indiquen la antigüedad de la cartera por tramos y los intereses liquidados de manera correcta, listos para servir como soporte en un eventual proceso judicial. Un error en la elaboración de una certificación puede invalidar un proceso ejecutivo o derivar en consecuencias penales si se demuestra falsedad.
Por ello, es recomendable un protocolo escalonado:
- Iniciar con llamados persuasivos desde el primer día de mora.
- Continuar con gestiones prejurídicas en los plazos definidos por el reglamento.
- Si es necesario, avanzar a la vía judicial.
Además, la comunicación clara con propietarios e inquilinos y la inclusión de cláusulas específicas en los contratos de arrendamiento resultan fundamentales para asegurar el cumplimiento de las obligaciones.
Publicación de morosos: límites y autorizaciones
Uno de los aspectos más delicados en la gestión de expensas comunes es la publicación de los morosos. La regulación permite informar el estado de deuda, pero prohíbe cualquier forma de estigmatización. Es válido incluir la información de la deuda en actas y convocatorias, identificar la unidad y el monto adeudado, y ubicar estos datos en zonas internas de circulación restringida.
Sobre esto, Laverde dice que “la regulación autoriza la información pertinente, no la exposición al escarnio”. No está permitido exponer públicamente a los deudores mediante carteles en áreas comunes ni utilizar mecanismos que busquen señalarlos ante la comunidad.
Medidas restrictivas y derechos fundamentales
Las medidas restrictivas sobre bienes comunes solo pueden aplicarse a espacios no esenciales, como zonas recreativas o salones sociales, siempre que se haga de manera proporcional y sin afectar derechos fundamentales. Restringir servicios básicos o accesos esenciales vulnera la dignidad de las personas y puede derivar en acciones legales contra la copropiedad. La gestión debe respetar la integridad y los derechos de los residentes en todo momento.
Costos del proceso de cobro y su asunción
El proceso de cobro genera gastos que, según la práctica reconocida, deben recaer en el deudor, siempre que sean razonables, comprobables y estén debidamente soportados. Estos costos deben diferenciarse claramente de los intereses por mora y contar con trazabilidad documental que los sustente.
Experiencias exitosas y rol de la tecnología
Algunas administraciones lograron reducir de gran manera los niveles de cartera mediante la aplicación de procesos técnicos, reglas claras y sistemas de control en tiempo real. Las carteleras informativas evolucionaron hacia espacios de comunicación sobria y objetiva, con lo que se evitaron confrontaciones innecesarias y se promovió la convivencia.
La tecnología, por medio de plataformas PropTech, permitió automatizar cálculos de intereses, garantizar la trazabilidad de las comunicaciones y organizar registros digitales, lo que facilita el cumplimiento normativo y fortalece la confianza de la comunidad en la administración.
Testimonios y recomendaciones de expertos
Daniel Laverde dijo a RCN Radio que “la regulación autoriza la información pertinente, no la exposición al escarnio”, y reiteró la importancia de profesionalizar el recaudo para cumplir la norma y garantizar procedimientos con soporte documental y respeto por la dignidad de los residentes.
Un proceso de recaudo eficiente permite que los proveedores reciban sus pagos a tiempo, que el mantenimiento de las instalaciones continúe sin interrupciones y que la seguridad de la comunidad se mantenga activa.
