Es posible que ya lo hayas intentado todo. Repetiste hasta el cansancio la técnica pomodoro para evitar las distracciones y hacer foco, limitaste el uso de las redes sociales con alarmas diarias para no colgar mirando stories, te armaste un calendario lleno de colores con horarios estrictos, usaste apps como Trello para la organización y armas listas para todo. Hasta podrías recitar tus “10 tips para ser más productivo” sin equivocarte. Y sin embargo, el tiempo no te alcanza. El trabajo se come al descanso y al ocio, te duele el cuerpo de no levantarte de la silla y sentís una sensación de agobio de estar 24/7 online. ¿Qué es lo que está fallando? Es que no necesitás más apps y técnicas de productividad, necesitás un sistema.
Cómo calmar la angustia “existencIAl”
En palabras de James Clear, especialista en productividad y autor del bestseller Hábitos atómicos, “No te elevás al nivel de tus metas, caés al nivel de tus sistemas”. Sin un sistema de trabajo claro, cada día volvemos a empezar desde cero. Cuando no hay un marco claro entramos en un loop en el que arranca el día con nosotros mirando el monitor desorientados: revisamos todo, saltamos entre pestañas, dudamos, repriorizamos, cambiamos de app. En busca de la receta mágica de productividad, consumimos energía y activamos al síndrome del impostor que susurra: “no te sabés organizar, no podés con todo esto”. Un sistema reduce fricción porque define: qué entra en este día, qué no entra, cómo se procesa, cuándo se revisa y qué significa hecho. La diferencia es que las herramientas organizan tareas. Pero los sistemas organizan decisiones. Si no tenemos en claro: qué importa, qué no, qué estamos optimizando y bajo qué criterios se prioriza, las herramientas no sirven. El experto en productividad Tiago Forte habla de esto como “diseño deliberado del flujo de información”. Un sistema mínimo viable podría ser tres prioridades estratégicas trimestrales, dos bloques de foco diarios, una revisión semanal.
La trampa que no solemos ver es que las apps amplifican el caos si no hay claridad. Si no podemos identificar qué proyectos son estratégicos, el gestor de tareas se convierte en un museo de buenas intenciones o, peor, en una lista que genera culpa y parálisis. La herramienta solo ejecuta lo que tu sistema define. Si el sistema es difuso, la ejecución también. Para trabajar en un sistema hay que ver en el horizonte: qué estoy construyendo, proyectos activos, criterios de prioridad, gestión de recursos (tiempo, energía, dinero).
Antes de elegir apps, deberíamos poder responder: ¿Cómo delimito el alcance de un proyecto? ¿Cuándo algo se convierte en prioridad? ¿Qué abandono cuando eso ocurre? ¿Cómo conecto cada tarea que hago con mis objetivos? Si no podés explicarlo en una hoja en blanco de manera simple, ninguna herramienta de productividad lo va a resolver. Un sistema es una arquitectura de decisiones repetidas en el tiempo. Y la productividad real no es hacer más. Es sostener, con claridad, lo que importa.
