El Formulario I-9 se utiliza para documentar la verificación de la identidad y la autorización de empleo de cada nuevo trabajador, tanto ciudadano estadounidense como extranjero. Esta forma se debe archivar y puede ser inspeccionada por las autoridades; no cumplir con las normas podría generar sanciones.
Quiénes deben completar el formulario I-9
El Servicio de Ciudadanía e Inmigración (Uscis, por sus siglas en inglés), indica que todos los empleadores estadounidenses deben completar y conservar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, para cada persona que contraten después del 6 de noviembre de 1986, siempre que el empleado reciba un salario u otro tipo de pago.
Además de la forma, el trabajador debe presentar al empleador documentos aceptables que demuestren su identidad y autorización de empleo. El patrón será quien examine la elegibilidad y determine que la documentación tiene validez y se relacionan con la persona a contratar, para luego registrar la información.
Los empleadores también deben asegurarse de que los trabajadores tienen el acceso a las instrucciones para completar el Formulario I-9, a través de proporcionarles una copia impresa o un enlace. Ambas partes deberán completar el formulario como un requisito indispensable para que se lleve a cabo la contratación.
Cómo llenar el I-9: empleados y trabajadores
Las partes del formulario I-9 son:
- Sección 1: información y certificación del empleado.
- Sección 2: revisión y verificación por parte del empleador.
- Lista de documentos aceptables.
- Suplemento A, certificación del preparador y/o traductor para la Sección 1.
- Suplemento B, reverificación y recontratación (Antes Sección 3).
Los trabajadores son quienes deben completar y firmar la Sección 1 del formulario antes de aceptar una oferta de empleo o más tardar el primer día, que se refiere a la fecha en que comienza a realizar labores o servicios en Estados Unidos a cambio de salario u otra remuneración.
Solo las compañías con sede en Puerto Rico pueden completar la versión en español. Sin embargo, cualquier empleador puede usar el formulario e instrucciones en ese idioma como herramienta de traducción.
El Formulario I-9 permite escribir las respuestas directamente en la versión descargable, excepto los espacios para la firma. Para colocar la rúbrica se debe imprimir y hacerlo manualmente.
El Uscis advierte que la forma rellenable no cumple con los estándares del Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés) para los sistemas de generación, almacenamiento y retención.
“No cumplir con los estándares de DHS para el Formulario I-9 generado, almacenado y/o retenido electrónicamente puede resultar en multas y otras sanciones”, señala la agencia.
Las empresas serán las encargadas de retener todas las páginas del formato por un periodo designado y hacerlo disponible para inspección de los oficiales gubernamentales autorizados.
Qué deben hacer los empleadores con la verificación de elegibilidad de empleo
La agencia indica que no se debe presentar el Formulario I-9 ante el Uscis o el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE, por sus siglas en inglés).
Los empleadores deben:
- Tener el formato completo en el archivo para cada persona en su nómina que esté obligada a completar el formulario.
- Conservar y almacenar el I-9 durante tres años después de la fecha de contratación, o durante un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde,
- Poner los formularios a disposición para inspección si así lo solicitan funcionarios autorizados del gobierno de EE.UU., como el Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés), el Departamento de Trabajo (DOL, por sus siglas en inglés) o el Departamento de Justicia (DOJ, por sus siglas en inglés).
