Existe un formulario del Servicio de Ciudadanía e Inmigración (Uscis, por sus siglas en inglés) que es clave para los empleadores estadounidenses y quienes trabajen en EE.UU. La regla de los 3 días está relacionada con dicho formato y así es como funciona.
El formato clave para empleadores y trabajadores en EE.UU.
El formulario I-9 es necesario para verificar la identidad y autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. De acuerdo con el Uscis, todos los empleadores deben completarlo por cada persona que contratan. Esto incluye a ciudadanos y no ciudadanos.
En el formato, el empleado debe dar fe de su autorización de empleo, pero también es necesario que presente los documentos que evidencien su identidad y el permiso para laborar en EE.UU. Por su parte, el patrón tiene la responsabilidad de identificar la documentación y determinar la validez para registrar la información en el I-9.
La regla de los tres días para el formulario I-9: cómo funciona
El Manual para Empleadores señala como se debe completar correctamente la sección 2 del formato, relacionada con la revisión y verificación que realiza el empleador.
La agencia indica que dentro de tres días laborales posteriores a la fecha en que comienza el empleo, el empleador o representante autorizado deben completar la sección y examinar la documentación original, aceptable y vigente, o un recibo aceptable que presente el trabajador para determinar si parece razonablemente genuino y se relaciona con la persona que lo presenta.
Como ejemplo, explica que si un empleado comienza a trabajar el lunes, se debe revisar la documentación y completar esa parte del formato el jueves de esa semana o antes. Sin embargo, si se contrata a alguien por menos de tres días laborales, es necesario hacer el procedimiento a más tardar el primer día de empleo.
“En general, usted o su representante autorizado deben revisar la documentación del empleado en su presencia”, precisa Uscis. Los patrones que participan en E-Verify, también pueden examinar de manera remota los documentos del empleado.
Se debe permitir que el trabajador elija qué documentación presentará de las Listas de Documentos Aceptables del formulario I-9 y aceptar la documentación que parezca razonablemente genuina. No se puede especificar qué documentos presentar y no se aceptan copias, excepto las certificadas de las actas de nacimiento.
El Uscis advierte que:
- Se puede despedir a un empleado que no presente documentación aceptable dentro de tres días laborales posteriores a la fecha de inicio del trabajo.
- Si no se completa correctamente el formulario I-9, se corre el riesgo de violar la Sección 274A de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA, por sus siglas en inglés) y enfrentar sanciones monetarias civiles.
Qué hacer con el formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo
La agencia explica que el formulario no se debe presentar ante ellos, ni al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE, por sus siglas en inglés). En cambio, los empleadores deben:
- Tener archivado el formulario I-9 por cada persona en la nómina;
- Retener y conservar el formato por tres años después de la fecha de contratación, o por un año después de que haya finalizado el empleo; y
- Tener los formularios disponibles para ser inspeccionados por los funcionarios del Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés), del Trabajo (DOT, por sus siglas en inglés), o el de Justicia (DOJ, por sus siglas en inglés).
