El Servicio de Ciudadanía e Inmigración (Uscis, por sus siglas en inglés), señala que todos los empleadores estadounidenses deben completar el formulario I-9 por cada persona que contratan. Para facilitar el proceso, la agencia otorga instrucciones en español sobre cómo descargarlo, llenarlo y archivarlo.
¿Para qué sirve el formulario I-9?
El formulario I-9 (Verificación de Elegibilidad de Empleo), como su nombre lo indica, es necesario para verificar la identidad y autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. Esto incluye a ciudadanos y extranjeros.
Tanto los trabajadores como los empleadores (o sus representantes autorizados) deben completar el formulario. Además del formato, el empleado debe presentar documentos válidos que acrediten identidad y el permiso para trabajar, mismos que serán examinados por la empresa o compañía, para luego registrar la información.
Cómo llenar el formulario I-9, en español
Las partes del formulario I-9 son:
- Sección 1: información y certificación del empleado.
- Sección 2: revisión y verificación por parte del empleador.
- Lista de documentos aceptables.
- Suplemento A, certificación del preparador y/o traductor para la Sección 1.
- Suplemento B, reverificación y recontratación (Antes Sección 3).
Los empleados son quienes deben completar y firmar la Sección 1 del I-9 antes de aceptar una oferta de empleo o más tardar el primer día, que se refiere a la fecha en que comienza a realizar labores o servicios en Estados Unidos a cambio de salario u otra remuneración.
Mientras que los empleadores en Estados Unidos, excepto en Puerto Rico, deben completar la versión en inglés del formato. Sin embargo, pueden utilizar las instrucciones en español como herramienta de traducción.
El Uscis también señala que las empresas deben poner a disposición del trabajador las instrucciones y las listas de documentos aceptables y asegurarse de que cada empleado complete la Sección 1.
Asimismo, queda a cargo del empleador completar la Sección 2 dentro de tres días laborales posteriores al primer día de trabajo de la persona contratada y completar el suplemento de reverificación y recontratación, cuando corresponda.
Esta documentación se puede llenar, lo que significa que existe la posibilidad de escribir las respuestas directamente, excepto los espacios para la firma. Los empleadores y trabajadores que lo utilizarán deben imprimirlo y firmarlo, porque no cumple con los estándares para los sistemas de generación, almacenamiento y retención electrónica.
La edición 08/01/23 de la forma es válido hasta su fecha de vencimiento del 31 de julio de 2026 o el 31 de mayo de 2027. La publicación más actualizada es la 01/20/25. Se pueden encontrar las fechas en la parte inferior de la página del formulario y en las instrucciones.
Cómo se presenta la verificación de elegibilidad de empleo
La agencia indica que no se debe presentar el formulario I-9 ante el Uscis o el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE, por sus siglas en inglés). En cambio, los empleadores deben:
- Tener el formato completo en el archivo para cada persona en su nómina que esté obligada a completar el formulario.
- Conservar y almacenar el I-9 durante tres años después de la fecha de contratación, o durante un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde,
- Poner los formularios a disposición para inspección si así lo solicitan funcionarios autorizados del gobierno de EE.UU., como el Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés), el Departamento de Trabajo (DOL, por sus siglas en inglés) o el Departamento de Justicia (DOJ, por sus siglas en inglés).
“No es necesario que conserve o almacene las páginas que contienen las Listas de Documentos Aceptables o las instrucciones del Formulario I-9″, agrega la agencia.
El Uscis destaca que el incumplimiento de las normas para la generación, almacenamiento y conservación electrónica del formato “puede resultar en multas y otras sanciones”.
